Hängst Du immer der zeit hinterher? Du schaffst es selten pünktlich zu sein oder die akademische Viertelstunde ist bei Dir schon Normalität? Im Fokus zu bleiben fällt Dir schwer und Deadlines einzuhalten ebenso?
Das Gesetz der Zeit: Zeit ist die Kraft, die Ereignisse trennt. Jedes an seinem eigenen Platz. Zeit ist nicht in Bewegung. Du bewegst Dich durch die Zeit, weil sich Dein Bewusstsein von einem Ereignis zum anderen bewegt.
Hier habe ich 8 Tipps für Dich, um Deine Zeit im Griff zu bekommen.
Ziele und Prioritäten definieren
Bevor Du an die Arbeit gehst, prüfe, ob die Tätigkeiten Deiner Firmenvision bzw. Unternehmensziele gerecht werden. Du wirst sagen, das ist ja klar, allerdings bringen uns Ablenkungen oder verschiedene Einflüsse oft (unbewusst) auf den falschen Weg und wir vergeuden damit wertvolle Zeit.
Wirtschaftliche Techniken wie die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip helfen Dir, Struktur und Ordnung in Deine tägliche Arbeit zu bringen.
Die ABC-Analyse hilft bei Deiner Prioritätensetzung. Kunden, Produkte, Lieferanten oder Erledigungen werden nach ihrer Bedeutung für Dein Unternehmen sortiert und zugeordnet. Dazu werden die Objekte in drei Kategorien unterteilt:
A: sehr wichtig
B: wichtig
C: weniger wichtig
Die ABC-Analyse hilft Dir, Aktivitäten und Maßnahmen für Deine erforderlichen Ressourcen einzusetzen. Dort, wo die Maßnahmen den größten Effekt versprechen.
Das Eisenhower-Prinzip hat einen ähnlichen Grundgedanken, hier werden die Maßnahmen in 4 Kategorien eingeordnet:
- dringend/wichtig
dringend/unwichtig
nicht dringend/wichtig
nicht dringend/unwichtig
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Den Tag planen und organisieren
Wenn es um ein effektives Zeitmanagement geht, kommt man bei dem Thema Tagesablauf und Tagesplan nicht vorbei.
Setz Dich morgens hin und gehe Deine Aufgaben durch. Was steht heute alles am Plan? Welche Telefonate sind wichtig? Ablenkungen und sinnlose Zeitvertreibe (Facebook & Co) werden dadurch zerstreut. Kleine Faustregel: Was weniger als 8 Minuten in Anspruch nimmt, sollte sofort erledigt werden.
Definiere Zeitlimits für Deine anfallenden ToDo´s
Deine E-Mails beantwortest Du gleich morgens in der ersten halben Stunde. Dann kannst Du Dein erstes (priorisierte) Projekt erledigen.
Mit diesem Tageszeitplan verhinderst Du, dass Deine Tätigkeiten unnötig in die Länge gezogen werden oder zwischendurch Zeit vergeudest. Lege Dir auch bewusste Pausen zwischen den Tätigkeiten ein.
Nutze einen Kalender
Der Kalender ist ein wichtiger Faktor, um sein Business zu und planen und organisieren. Es gibt schon zahlreiche Anbieter, die Termine auf dem Smartphone, Tablet und Computer synchronisieren lassen.
Erinnerungen für Erledigungen und Maßnahmen lassen Dir kein Ereignis oder To Do vergessen. Einzelne Tätigkeiten kannst Du ebenso eintragen, um eine Gesamtübersicht zu bekommen, was Du an den jeweiligen Tagen gemacht hast. Das muss kein Tagebuch werden, aber mit Stichworten Kalendereinträge zu haben, bringt Licht in deine genutzte oder verbrauchte Zeit.
Im Kalender kannst Du Dir auch übergeordnete Ziele eintragen. Monatsziele am Monatsende oder Wochenziele, die Dir am Freitagvormittag nochmals Deine Vorhaben in Erinnerung rufen.
Aufgaben fertigstellen
Halbfertige ToDos mitzuschleppen ist mühsam und sind wie ein Rucksack, den du immer mit Dir trägst (auch unterbewusst!).
Beginnst Du erneut mit demselben Projekt, musst Du Dich erneut in die Thematik einlesen und das To-Do-Listen Dilemma beginnt. Die Liste wächst und wächst und du fühlst dich gestresst und überlastet. Die klassische Salami-Technik (eine Scheibe nach der anderen) hilft Dir hier mit Sicherheit.
Hör auf Deinen Biorhythmus
Die meisten Menschen sind vormittags produktiver und arbeiten sehr effektiv. Die halbe Stunde, die Du am Morgen mit Social Media verschwendest, holst Du nicht mehr auf.
Andere sind abends voller Energie- und Tatendrang und sprühen voller Energie. Wann ist Dein Körper und Geist auf dem Höhepunkt? Arbeite dann, wenn Du auf dem Gipfel Deiner Leistungskurve bist.
Weg mit den Störfaktoren
Bei Tätigkeiten, die Deine volle Konzentration fordern, empfiehlt es sich, das Handy auszuschalten und einmal für ein paar Stunden unerreichbar zu bleiben. Auch Dinge, die einen stören, wie dreckiges Geschirr am Schreibtisch oder eine überfüllte Arbeitsfläche, sollten aus dem Blickfeld verschwinden bzw. weggeräumt werden, damit nur Du und Dein Projekt im Fokus stehen.
Multitasking war einmal
Wer viele Dinge auf einmal erledigen kann, fühlt sich dabei außerordentlich produktiv, leistungsfähig und oftmals sogar anderen überlegen.
Multitasking ist längst nicht mehr positiv behaftet. Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Gedanken verliert man auch oft den Fokus. Aufgaben werden nur halbherzig erledigt. Das früher viel gerühmte Multitasking sollte dem Monotasking weichen. Auch eine Studie belegt, dass der Leistungs- und Konzentrationsverlust bei Multitasking sehr erheblich ist.
Doch genau das belächelte Monotasking schlägt die Vielfachbeschäftigung in allen Belangen. Einzig der Einstellung zur Arbeitsweise muss sich ändern, um die volle Effektivität, Produktivität und Konzentration nutzen zu können.
Vor allem Unternehmer/innen und Kreativgeister lassen ohne natürlichen und zeitgemäßen Zeitmanagement wesentliches Potential liegen.
Denn vergiss bitte nicht das Gesetz der Zeit: Du bewegst Dich durch die Zeit, weil sich Dein Bewusstsein von einem Ereignis zum anderen bewegt.
Welche Tipps zum Thema Zeitmanagement hast Du?
Hier findest Du mehr Informationen, wie Dein Business erfolgreicher wird.
